İş Analizi ve Tasarımı 

Hayat, Yanlış Bir İşi Sürekli Yapmak İçin Çok Kısa!


İş Analizi, bir işe (göreve) ait sorumlulukların, alt işlerin, bilgi seviyesi, beceriler, yetkiler, iş ortamını ve iş yeterliliklerinin sistematik bir şekilde analizi ve kaydıdır. Bu çalışma ile belirli bir işe ait gereklilikler ile bu işin verimli ve etkin bir şekilde yerine getirilebilmesi için çalışanın sahip olması gerekenler nitelikler belirlenir.

Kapsamı  

İş Analizi Süreci, derinlemesine bir sorgulama ile istenen iş çıktıları ve işin başarı ile yerine getirilme şeklini tanımlar. Bu süreç, bir departmanın sorumluluk alanı ve çalışanlarının ortaya koymaları gereken iş sonuçlarının da tanımlanmasını sağlar. Diğer taraftan, işle ilgili unvan, çalışma yeri, görevin amacı, kapsadığı sorumluluklar, dahil olduğu süreçler, çalışma şartları, kullanılan ekipmanlar, materyaller, vb. diğer unsurları da belirler. 

İş Analizi Çalışması, tüm bu sayılan unsurlara ek olarak, organizasyonun ihtiyaçları doğrultusunda diğer alanları da kapsayabilir. Söz konusu işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kişisel özellikler, nitelikler bu süreçte incelenebilir (Örneğin, eğitim düzeyi, deneyim, eğitim, inisiyatif, karar verme becerisi, liderlik becerileri, fiziksel beceriler, iletişim becerileri, sorumluluk bilinci ve hatta olağanüstü duyu hassasiyeti, vb.). Bu faktörler, belli bir işin türü, kıdem seviyesi, endüstri ve risk seviyesi gibi sebeplerle değişkenlik gösterebilir. 

Önemi

Bir işle ilgili toplanan detaylar, o işin çıktılarının/ sonuçlarının kontrol altına alınabilmesi için çok önemlidir. İş analizinin başarısı tarafsız ve detaylı bir veri toplama sürecinden geçer. Bu süreç ile amaçlanan, iş ile işi yerine getirecek çalışan arasında mükemmel uyumu yakalamaktır. 

İş Analizi, İK yöneticilerini, belirli bir işe ait ücret paketi ve yan hakların belirlenmesinde de destekler. Çalışanların performans değerlendirmesi ve eğitim ihtiyaçlarının analizi süreçlerine veri sağlar. Şirketin hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli olan organizasyonel stratejilerin belirlenmesine temel oluşturur. 

Belirli bir işin analiz edilmiş olması, yönetici ya da organizasyonun o işten beklenen performansı alabilmesi için tek başına yeterli değildir. Bir işle ilgili verilerin toplanması ve kaydedilmesinin kendi içinde zorlukları vardır. Eğer işle ilgili bilgiler doğru değilse veya düzenli kontrol edilmiyorsa, çalışan sorumluluklarını gerektiği şekilde yerine getiremez. Ya da çalışan, kendisinden ne beklendiği konusunda net değilse, o işin analizi için harcanan zaman ve enerji bir kaynak israfı olacaktır. 

Doğru ve tarafsız yapılan bir İş Analizi Çalışması hem çalışanlara hem de yöneticilere fayda sağlar. İşe alım kararları daha bilinçli alınır. Pozisyonlara en uygun adaylar seçilir. Diğer taraftan, mevcut ve potansiyel çalışanlar, bir görevde neyi, nasıl yapacakları ve onlardan ne beklendiğini daha net anlarlar. 

İş Analizi, bir İK yöneticisi veya departmanı için en önemli fonksiyonlardan biridir. Doğru adayın, doğru işe doğru zamanda atanmasını sağlar.

Amacı

İş Analizi Süreci'nin asıl amacı, iş ile işi yerine getirecek çalışan arasında mükemmel uyumun yakalanması; çalışanın performansının değerlendirilmesi, yaptığı işin öneminin tanımlanması, eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesi için güvenilir verilere ulaşabilmektir.

Diğer İK Süreçlerine Katkısı

İş Analizi, işgücü planlama, işe alım, iş değerleme, organizasyonel yapılanma, ücret ve yan haklar yönetimi, performans yönetimi, Eğitim ve Gelişim İhtiyaç Analizi ve Organizasyonel Verimlilik Analizi süreçlerinde çok önemli bir rol oynar. 

  • İşe Alım: İş Analizi, belirli bir işi yerine getirmek için nasıl bir profile ihtiyacımız olduğunu tanımlar.  Bir işin yerine getirilebilmesi için gerekli eğitim, deneyim, teknik, fiziksel ve davranışsal becerileri listeler. Amaç doğru işe doğru işe alım kararıdır.
  • Performans Değerlendirme: İş Analizi, bir işin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol eder. Performans göstergeleri, değerlendirme alanları ve iş çıktılarının neler olması gerektiğini belirler. Bir çalışanın söz konusu işi yerine getirirken gösterdiği performansın ölçümlenmesi ile ilgili ölçütleri tanımlar.
  • Eğitim ve Gelişim: İş Analizi, eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesinde de kullanılır. İş özelinde beklenen performans ile mevcut durum arasındaki farklılıklar eğitim ihtiyacını belirlemek için yol göstericidir.  Diğer taraftan, iş analizi çalışması ile eğitimin içeriği, kullanılacak araç ve ekipmanların seçimi ve eğitim metodunun belirlenmesi ile ilgili de bilgi toplanır.
  • Ücretlendirme Yönetimi: İş Analizi, ücretlendirme kararları için de önemli veriler sağlar. Ücret paketinin görev, unvan ve sorumluluklara göre belirlendiği düşünüldüğünde, bu doğal bir sonuçtur. 
  • Görevlerin tanımlanması: İş Analizi'nin asıl amacı, en iyi sonuçların elde edilebilmesi için insan kaynağından en verimli ve doğru şekilde istifade edilmesidir. Dolayısıyla, İş Analizi, organizasyon ve görevlerin tasarımı, eklemeler, eksilmeler gibi revizyon çalışmalarına destek verir. Söz konusu çalışmalar ile hem insan kaynağının sonuçlara etkisi hem de çalışan memnuniyetinin arttırılması hedeflenir.

İş Analizi ve Stratejik İK Yönetimi İlişkisi

Stratejik İK Yönetiminin temel gayesi, şirket hedeflerine ulaşabilmek için insan sermayesinden en doğru şekilde faydalanmaktır. İş Analizi ise stratejik planlama sürecinin bir parçası olarak, şirket içinde yer alan işler, sorumluluklar, riskler, araç ve ekipmanları ile beklenen iş sonuçlarını tanımlar. Asıl amacı, kimin hangi işe, hangi sonuçları alabilmek için yerleştirileceğini belirlemektir.

İş Analizi, işi yerine getiren kaynağın hangi eğitimleri alması gerektiğini belirlerken, Stratejik İK Yönetimi, bu eğitimlerin çalışanların yüksek iş hedeflerine ulaşılabilmesi için, içerikleri, ne zaman ve nasıl gerçekleşmeleri gerektiğini belirler. İş Analizi Sürecinde elde edilen bilgiler doğru ve geçerliyse, yöneticilere etkin iş stratejileri ve politikalarının oluşturulmasında temel bilgiler sunar ve beklenmeyen durumların yönetiminde daha proaktif bir yaklaşıma imkan tanır. 

İş Analizi Çalışması, söz konusu organizasyonda insan davranışlarını etkileyen faktörleri belirler; çalışanların atandıkları işleri başarılı bir performans ile ortaya koyarak gerçekleştirebilmek için gerekli yetkinliklere sahip olup olmadıkları sorusuna cevap arar. Stratejik İK Yönetimi, doğru insan kaynağının, doğru zamanda ve maksimum fayda sağlayacak şekilde en uygun işlere atanmasını sağlayacak strateji ve politikaları belirler. Diğer bir deyişle, insan kaynağından optimum faydalanılmasını amaçlar.

Ne Yapıyoruz


PDR-HR
olarak, ister Bütünsel İK Yönetim Sistemleri Geliştirme Projesi dahilinde, ister sadece İş Analizi ihtiyacınız kapsamında, size doğru uygulamalar ile insan kaynağınızdan en doğru şekilde faydalanabilmeniz için aşağıdaki süreci yöneterek ve yönlendirerek danışanlarımıza çözümler sunuyoruz.

  • Çalışanlar, beceri ve yeteneklerini en iyi şekilde kullanacakları işlere nasıl atanır?
  • Şirketin yeni İK ihtiyaçları nasıl belirlenir?
  • İhtiyaç duyulmayan işler nasıl belirlenir?
  • Gerçekçi Performans Ölçme ve Değerlendirme Standartları nasıl tanımlanır?
  • Pozisyonlar nasıl tanımlanır ve bu pozisyonların en doğru şekilde doldurulması nasıl planlanır?


Danışanlarımızla yapmış olduğumuz çalışmalarda, her seviyede yöneticilerin günlük operasyonlarını etkin bir şekilde gerçekleştirebilmek için organizasyonun insan kaynağı ihtiyaçları olan, örneğin İşe Alım, Performans, İş Tatmini, Sorumluluk Dağılımları gibi konuların yarattığı sorunlarla sürekli karşı karşıya kalmaktalar.

Bu noktada,

  • İşlerin doğru bir süreç ile analizi onlara büyük bir kolaylık sağlıyoruz.
  • İşlere doğru niteliklere sahip çalışanlar yerleştirecekleri, performansı gerçekçi standartlar ile ölçümlenebilecekleri, eğitim ve gelişim ihtiyaçları doğru değerlendirilebilecekleri bir yapıyı kurarark hem yöneticilerin hem de çalışanların verimliliklerini arttırıyoruz.
  • İş Analizi Çalışması'nı iç kaynağınız ile yürütmek istemeniz durumunda, Uzman İş Analizi Danışmanlarımız, ekibinizi bu çalışmaya özel süreç ve yöntemleri size Eğitim ve Koçluk Yöntemleri ile aktarıyoruz.   
  • İş Analizi konusunda Genel Katılıma Açık Eğitimler ve danışanlarımızın birbirlerine tecrübelerini paylaştıkları Atölye Çalışmaları düzenliyoruz.